Este pilar constitui a avaliação contínua da efetividade das práticas que integram o programa, visando garantir que o funcionamento do programa seja satisfatório. Por meio do monitoramento constante, podem ser identificadas necessidades de ajustes nos mecanismos do programa em função de alterações nas legislações e normativas externas, do surgimento de novos riscos para os negócios, da alteração dos objetivos da companhia, de situações não previstas ou ainda de possíveis falhas na execução do programa. Conforme o cenário, entre outras medidas, pode ser realizada a correção ou implementação de novos controles, a alteração de normativas internas e de procedimentos, ou ainda alterações na estrutura do programa.
As ações de aprimoramento e correções realizadas ao longo do tempo visam garantir a interrupção de irregularidades e remediação dos danos causados, além da determinação de aplicação de medidas disciplinares adequadas e isonômicas a todos os envolvidos em caso de descumprimento de normativas ou de desrespeito ao Código de Conduta.
Realização de testes preventivos de Compliance em temas previstos em normas internas, com apontamento de necessidades de aprimoramento de processos corporativos nas questões de conformidade com requisitos e normas. São ainda aplicados procedimentos antifraude em áreas e em processos corporativos, nos quais forem identificadas vulnerabilidades em relação aos riscos de fraude e de corrupção.
Periodicamente são reportados à Administração e aos Conselhos e Comitês pertinentes, os relatórios sobre os assuntos tratados em função do Programa de Integridade, dentre eles, o relatório de Riscos Corporativos, de Controles Internos e de Compliance, além do Relatório do Canal de Denúncias.
| FREQUÊNCIA | RELATÓRIO | ÓRGÃO |
|---|---|---|
| Mensalmente | Reporte Mensal do Canal de Denúncias | Conselho de Auditoria Estatutário – CAE |
| Monitoramento dos Membros de Administração e Conselhos | Comitê de Indicação e Avaliação – CIA | |
| Trimestralmente | Reporte de Controle Interno | Conselho de Auditoria Estatutário – CAE |
| Monitoramento do Riscos Estratégicos | Conselho de Auditoria Estatutário – CAE | |
| Reporte dos Trabalhos de Compliance | Conselho de Auditoria Estatutário – CAE | |
| Semestralmente | Reporte Canal de Denúncias | Conselho de Administração – CAD |
| Reporte de Controle Interno | Conselho de Administração – CAD | |
| Monitoramento do Riscos Estratégicos | Conselho de Administração – CAD | |
| Reporte dos Trabalhos de Compliance | Conselho de Administração – CAD | |
| Anualmente | Revisão dos Riscos Estratégicos | Conselho de Administração – CAD |
Processo de apuração das denúncias recebidas pelo Canal de Denúncias. Realizada sob responsabilidade da Diretoria de Governança, Risco e Compliance e com absoluto sigilo, a apuração pode ser executa pela equipe de Compliance especializada ou pela equipe de investigadores externos. Todo o processo é monitorado pelo Comitê de Ética, pelo Conselho de Administração e pelo Comitê de Auditoria Estatutário. Em decorrência dos resultados das apurações, podem ser recomendadas melhorias e aprimoramentos em procedimentos, controles internos, normas, políticas, programas de capacitação e comunicação, ou ainda a aplicação de medidas disciplinares.
Estabelecimento formal e padronizado de medidas disciplinares com abrangência à toda Companhia em caso de violação das normas e regras presentes no Programa de Integridade.
Instituições de projeção nacional e reconhecidas em seus ramos de atuação, como a B3 (Brasil, Bolsa, Balcão) e o Instituto Ethos promovem avaliações que servem como termômetro para o funcionamento do Programa. A Copel está incluída no Programa Destaque em Governança de Estatais e participa anualmente do ISE – Índice de Sustentabilidade Empresarial, que, entre outros aspectos, avalia questões como governança corporativa e os temas relacionados à integridade dentro da Companhia. Mais especificamente relacionado ao funcionamento do Programa de Integridade, o relatório recebido em função da participação no Pró-Ética, independente da aprovação e recebimento do selo, constitui uma das principais ferramentas para aprimoramento do programa e para definições de novas metas.
Realizada anualmente por meio de metodologia própria, a autoavaliação é um instrumento complementar para avaliar da eficiência, eficácia e efetividade das ações do Programa. Similar às avaliações externas, o método identifica com amplitude todos os detalhes do funcionamento do programa relacionando com aspectos legais e de melhores práticas. A autoavaliação permite que sejam verificados pontos específicos de melhoria ou correção tendo como base o cumprimento dos objetivos e metas definidas pela organização.
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